Sistem za upravljanje dokumentov in procesov, ki deluje že v več kot 50 občinah

Odlikujejo ga vrste funkcionalnosti, s katerimi razbremeni delo v celotni organizaciji. Omogoča zajem, klasifikacijo, distribucijo, obdelavo in hrambo dokumentacije. Nudi večjo obvladljivost dokumentov in procesov, njihovo optimizacijo in nadzor nad poslovanjem. Uporablja ga že več kot 50 slovenskih občin. 

Ključne prednosti

Sistem ODOS je certificiran s strani Arhiva RS kot sistem za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki (C).
Njegove ključne prednosti so:

• večja obvladljivost dokumentov in procesov, optimizacija dela ter nadzor nad poslovanjem
• trinivojska revizijska sled (pri postopku, zadevi in dokumentu)
• pregledno poslovanje po upravnem postopku in drugih predpisih
• enotna vstopna točka (v primeru povezav z drugimi sistemi)
• zmanjšanje človeških in sistemskih napak, kar omogoča prihranke
• takojšen in varen vpogled v vaše dokumente in zadeve
• varen dostop preko spleta, z veliko možnostmi iskanja po različnih kriterijih
• pravice in delotoki se določijo skladno s signirnim načrtom in pravili organizacije
• možnost priprave različnih analiz.

Modularna zasnova za maksimalno prilagodljivost

ODOS je zasnovan modularno, kar omogoča njegovo maksimalno prilagodljivost različnim potrebam uporabnikov. Z velikim naborom modulov in povezav z drugimi sistemi omogoča, da imajo uporabniki v enem sistemu dostop do vsega, kar se nanaša na njihovo delo in poslovanje. Moduli sistema ODOS so lahko samostojni ali medsebojno povezani.

Modul Upravno poslovanje z vhodno, izhodno in interno pošto za zajem, klasificiranje in distribucijo klasične in elektronske pošte, reševanje in zaključevanje zadev po upravnem postopku, beleženje dokumentov v izbrano zadevo po zaporedju. Zagotavlja odbiranje ustrezno zaključenih zadev glede na roke hrambe, stopnje tajnosti in vrste gradiva (arhivsko, trajno gradivo), omogoča tudi elektronsko arhiviranje.

Modul Odsotnosti je namenjen podpori evidentiranja različnih vrst odsotnosti zaposlenih. Preko vnosa preprostih elektronskih obrazcev omogoča enostavno oddajo dovolilnic zaposlenim, nadrejenim pa elektronsko odobritev le-teh. Posledično zagotavlja ažuren vpogled v odsotnosti v koledarju, kar olajša planiranje delovnih procesov in nadzor nad odsotnostmi. Uporablja se lahko v povezavi z obstoječim sistemom za beleženje delovnega časa.

Modul Potni nalogi je namenjen elektronskemu vodenju službenih poti po domovini in tujini ter obračunu stroškov službenih poti s samodejnimi izračuni kilometrin in dnevnic. Planiranje in odobravanje poti se izvaja elektronsko. Zagotavlja pregledno evidenco in koledarski pregled službenih poti ter enostavno rezervacijo in vodenje voznega parka službenih vozil. Uporablja se lahko v povezavi z obstoječim sistemom za beleženje delovnega časa.

Modul Nabava je podpora optimizaciji, preglednosti, zanesljivosti in zakonski skladnosti izvedbe postopkov nabave. Proces je voden od nabavne potrebe, preko izbire nabavnega postopka, vrste nabave, do priprave povabil k oddaji ponudbe, izbora ponudbe in sklepa. Vsi postopki se izvajajo elektronsko, z elektronskim potrjevanjem. Število korakov in postopki so odvisni od potreb organizacije in zavezanosti ZJN. Zavezancem po ZJN smo omogočili tudi povezavo zaplikacijo za izvedbo in vodenje javnih naročil – eJN. Uspešno smo se povezali s podjetjem JHP d.o.o., in tako preko ODOS-a omogočili vodenje javnih naročil skladno z zakonodajo na področju javnega naročanja.

Modul Likvidacija je namenjen kontroli, potrjevanju in odobravanju prejetih računov (klasičnih in e-računov). Isti račun lahko hkrati pregleduje in potrjuje več odgovornih oseb. Mogoča je tudi povezava s finančnimi aplikacijami in povezava z nabavnimi postopki, pogodbami, naročilnicami, projekti itd.

Modul Pogodbe je lahko nadaljevanje nabavnega postopka ali samostojni modul. Omogoča vnos, kroženje in elektronsko usklajevanje vsebine pogodbe, pripravo spremnega lista, parafiranje, nastavljanje opomnikov o poteku pogodbe ter spremljanje in zaključevanje pogodb. Pogodbe lahko celovito spremljamo od vnosa plana oz. predobremenitev do realizacije, torej obremenitev proračunskih postavk. Vse to lahko teče tudi avtomatično, preko povezave s finančnoaplikacijo.

Modul Naročilnice lahko služi kot nadaljevanje nabavnega postopka ali kot samostojni modul. Omogoča izdajo naročilnic, vodenje evidence naročil od vnosa, potrjevanja do pošiljanja
naročilnic ter spremljanje porabe. V primeru povezav s finančno aplikacijo je omogočeno prenašanje in spremljanje predobremenitev in porabe proračunskih postavk.

Modul Izmenjava e-Računov je storitev, s katero omogočamo, da se prejeti e-računi, ne glede na pot prejema (UJPnet, kurirska služba, e-pošta ali bankart), zajamejo v knjigi prejete pošte v ODOS-u. Računi se lahko potrjujejo v ODOS-u (v modulu Likvidacija), lahko pa se prenesejo v potrjevanje v finančno aplikacijo. Izdane e-račune, ki jih kreirate v finančni aplikaciji, lahko pošiljate preko ODOS-a, in jih tako evidentirate v knjigo izhodne pošte.

Modul Izobraževanje omogoča zaposlenim, njihovim nadrejenim in kadrovikom planiranje, vodenje in spremljanje izobraževanj, od zajema potreb po izobraževanju, potrditve plana, pobud in napotitev k izobraževanju, do spremljanja realizacije in evalvacije posameznega izobraževanja.

Modul za urejanje subjektov iz baz AJPES in CRP omogoča črpanje podatkov o poslovnih partnerjih iz baze AJPES za pravne osebe in iz baze CRP za fizične osebe. Omogoča tudi ugotavljanje in odpravo podvojenosti podatkov ter izdelavo različnih analiz.

Modul Standardi kakovosti podpira vodenjedokumentacije, ukrepov in regulative za različne vrste standardov kakovosti. Organizacijam omogoča vzpostaviti poslovanje skladno s standardi.

Povezljivost z zunanjimi sistemi

Moduli sistema ODOS se lahko povezujejo tudi z zunanjimi sistemi in aplikacijami:

• s finančnimi aplikacijami (Cadis, Grad, SAOP, Pantheon, Bass …)
• s sistemom za elektronsko izvedbo javnih naročil (eJN)
• z aplikacijami za registracijo delovnega časa (Špica, Kronos …)
• z geografsko-informacijskimi sistemi (iObčina, PISO, 3MAP …)
• z akreditiranimi ponudniki za prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v e-Hrambo (Pošta Slovenije, ZZI …)

Uporabnikom sistema ODOS je omogočeno strokovno svetovanje in pomoč pri pripravi Notranjih pravil za zajem in pretvorbo gradiva v digitalno obliko ter prenos v akreditirano e-Hrambo.

Reference

• 51 slovenskih občin
• Zavod za varstvo kulturne dediščine
• Javni sklad za kulturne dejavnosti
• Onkološki inštitut
• Študentski dom Ljubljana
• MZI
• vrtci, šole, domovi za starejše občane
• Aerodrom Ljubljana
• Planinska zveza Slovenije
• skupina Holding Slovenskih Elektrarn
• Plama Pur
• Trgotur

Prisotni smo tudi izven meja Slovenije. Sistem ODOS uporabljajo tudi občine in podjetja v BiH in v Srbij.

Povezava ODOS-eJN za postopkovno in pravno strokovno vodenje javnega naročila

“Za pristop k integraciji aplikacij ODOS-eJN smo se odločili, ker smo v tem videli številne prednosti. Aplikacija eJN omogoča postopkovno in pravno strokovno vodenje javnega naročanja. S tem je omogočeno, da se bomo lahko posvetili vsebini javnih naročil in zagotovili potrebno transparentnost in gospodarnost v procesu javnega naročanja. Predvsem pa nam je pomembno, da je mogoče vstopanje v aplikacijo eJN preko enotne vstopne točke, ki jo predstavlja sistem ODOS, ki ga že več let uporabljamo pri našem delu. Dokumente, ki nastajajo v procesu javnega naročanja bomo lahko potrjevali, pošiljali in arhivirali preko ODOS-a, kjer se beleži tudi celotna zgodovina in zagotavlja revizijska sled.”
Amra Kadrič, vodja Urada za javne finance in splošne zadeve, Mestna občina Velenje

Kako do rešitve?

Podjetje PIA, Informacijski sistemi in storitve d.o.o., na slovenskem trgu že več let velja za eno vodilnih podjetij na področju razvoja spletnih aplikacij. Vpeto je v številne partnerske odnose
z naročniki in strokovnjaki s posameznih področij, zaradi česar lahko nudi širše, boljše, hitrejše in konkurenčnejše produkte. Prestavlja mejnike v razvoju aplikacij za optimizacijo poslovnih
procesov in postavlja nova merila kakovosti na tem področju. Podjetje PIA d.o.o se že 25 let razvija in raste na trdnem temelju znanja in izkušenj, katerim lahko zaupate.